Controlul intern trebuie realizat în baza mai multor principii, în literatura de specialitate făcându-se referire la:
Principiul organizării care implică organizarea adecvată a fiecărei entități elaborându-se:
- organigrama care cuprinde, descrie toate structurile;
- manuale de proceduri care definesc:
- responsabilitățile;
- delegările de competență;
- sarcinile;
- modul de transmitere a informațiilor etc.;
La entitățile mari este necesară organizarea separată a patru funcțiuni fundamentale realizate de persoane, ierarhii diferite:
- funcția de decizie care implică angajarea entității față de parteneri, salariați etc.;
- funcția de deținere de bunuri fizice și valori monetare (gestionarii);
- funcția de contabilizare, exercitată de orice persoană care prelucrează informații contabile;
- funcția de control care implică verificarea operațiilor de decizie, deținere de bunuri, contabilizare.
Nesepararea celor patru funcțiuni fundamentale creează posibilitatea de fraudă.
Principiul autocontrolului care presupune că procedurile de control intern să cuprindă și proceduri de autocontrol menite să descopere neregularitățile.
Procedurile de autocontrol înseamnă:
- verificarea unor informații prin alte informații furnizate de diverse documente;
- controlul reciproc, adică verificări, corelări ale informațiilor obținute de la două persoane.
Principiul permanenței implică stabilitate pentru procedurile de control intern în contextul în care este eliminată rigiditatea și este asigurată adaptarea la schimbările interne și externe apărute.
Principiul permanenței permite delimitarea:
- deficiențelor controlului intern;
- cazurilor de nerespectare a procedurilor de control intern.
Principiul universalității care presupune proceduri de control intern:
- pentru toate persoanele din entitate;
- pentru toate activele și pasivele deținute;
- permanente.
Principiul informării presupune ca informația rezultată ca urmare a aplicării procedurilor de control intern să îndeplinească două calități: să fie verificabilă și să fie utilă. O informație este verificabilă dacă i se pot identifica sursele, documentele de unde rezultă, adică poate fi justificată și autentificată. Acest lucru este asigurat printr-o conservare adecvată a informației care implică:
- numerotarea, sortarea, arhivarea documentelor contabile;
- păstrarea corespunzătoare pe perioada prevăzută de lege.
O informație este considerată a fi utilă dacă este obținută de la sursă, este lipsită de redundanță, iar costul obținerii ei este inferior avantajelor pe care le generează.
Principiul armoniei constă în adaptarea continuă a controlului intern, avându-se în vedere:
- riscurile care pot afecta sistemul;
- costurile implicate de introducerea procedurilor de control intern, comparativ cu costurile deficiențelor produse ca urmare a neefectuării controlului intern.
Principiul calității personalului
Controlul intern de calitate implică personal calificat, definit prin competență profesională și moralitate.Competența profesională implică o politică adecvată de recrutare a personalului, formare profesională permanentă, motivare prin remunerație și fixare de obiective profesionale.
