Sistemele de control intern trebuie monitorizate pentru a evalua calitatea performanței sistemului în timp. Monitorizarea se realizează prin activități de rutină, evaluări separate sau o combinare a acestor două metode.
i. Monitorizarea continuă
Monitorizarea continuă a controlului intern este încorporată în activitățile normale, obișnuite, de funcționare ale instituției. Ea include activități de conducere și supervizare regulate și alte măsuri luate de personal în procesul de îndeplinire a sarcinilor.
Activitățile de monitorizare continuă acoperă fiecare componentă a controlului intern și implică măsuri împotriva sistemelor de control nesistematice, neetice, neeconomice și ineficiente.
ii. Evaluări separate
Sfera și frecvența evaluărilor separate va depinde în primul rând de evaluarea riscurilor și de eficiența procedurilor de monitorizare continuă.
Evaluările separate specifice acoperă evaluarea eficienței sistemului de control intern și asigură obținerea de către controlul intern a rezultatelor dorite pe baza unor metode și proceduri predefinite. Deficiențele controlului intern trebuie raportate nivelului corespunzător de conducere.
Monitorizarea trebuie să asigure rezolvarea adecvată și promptă a constatărilor și recomandărilor efectuate de către auditul intern din cadrul entității respective.
Limitele controlului intern
Controlul intern, indiferent de modul în care este conceput și funcționează poate oferi doar o asigurare rezonabilă și nu una absolută că obiectivele entității sunt îndeplinite. Probabilitatea de realizare a acestora este afectată de limitele inerente ale controlului intern. Acest fapt se datorează unor factori interni și externi care nu au fost și nu au putut fi luați în considerare la proiectarea (conceperea) controlului intern, cum ar fi:
- erori umane: neglijență, neatenție, interpretări eronate, erori de raționament etc;
- abuzul de autoritate manifestat de unele persoane cu atribuții de conducere, coordonare sau supervizare;
- limitarea independenței în exercitarea atribuțiilor de serviciu;
- schimbări frecvente intervenite în mediul intern și cel extern al entității;
- proceduri de control neadecvate;
- proceduri de control neadaptate sau adaptate și neaplicate;
- costurile controlului intern.
Controlul intern trebuie să fie eficient, să nu determine costuri suplimentare și să permită economisirea mijloacelor materiale, financiare și umane. De altfel, poate exista și situația de a proiecta un sistem bun de control intern dar acesta să fie greșit înțeles și pus în practică de către cei implicați în acea entitate (personal greșit instruit în ceea ce privește implementarea controlului intern) sau tratat în mod formal.
Trebuie avută în vedere și situația în care controalele interne pot fi eludate prin asocierea a două sau mai multe persoane în acest scop sau chiar de către conducere.
În concluzie, există o mulţime de factori care nu se află sub directa influenţă a deciziei manageriale sau a proiectării unor produse sau servicii în cadrul entității – erori umane, erori de judecată, decizii greşite, acte de indisciplină ori de reavoinţă.
De aceea, un sistem de control rezonabil şi flexibil, care se poate modifica în funcție de realități, reuşeşte, nu în mod absolut, ci în anumite limite, să asigure îndeplinirea obiectivelor manageriale cu o mai mare probabilitate şi în condiţii mai bune.
Concluzionând cele prezentate în acest capitol, activitățile de control fac parte integrantă din procesul de control intern/managerial, prin care entitatea urmărește atingerea obiectivelor propuse. Controlul vizează aplicarea normelor și procedurilor de control intern, la toate nivelele ierarhice și funcționale: aprobare, autorizare, verificare, evaluarea performanțelor operaționale, securizarea activelor, separarea funcțiilor.
Răspunderea managerială implică responsabilitatea pentru buna gestiune financiară și performanță la toate nivelele unei entități, respectiv pentru toate cele cinci componente ale controlului intern. Acest lucru reprezintă inclusiv faptul că managerii sunt obligați să raporteze despre acțiunile întreprinse și deciziile luate pentru a îndeplini obiectivele entității pe care o conduc.
